Jonas Augulis
Versle kone kasdien atsiranda vis patogesni įvairiausių skaitmenizuotų procesų sprendimai. Kol vieni dvejoja, ar verta investuoti, kiti skuba įdiegti visas naujoves. Ar kada susimąstėte, kaip, pavyzdžiui, elementarus skaitmenizuotas dokumentų tvarkymas gali pakeisti visą įmonės įvaizdį? Toliau – apie tai, kokiais tiksliai būdais tokia nedidelė investicija didina verslo autoritetą partnerių ir klientų akyse.
Modernūs partneriai ir paslaugos tiekėjai
Ne paslaptis, jog skaitmenizacijos produktus greičiausiai veikloje pritaiko modernios kompanijos, kurioms svarbu optimizuoti darbų atlikimo kaštus. Šiuo atveju paprastai įdiegiama, virtuali dokumentų valdymo sistema suteikia itin daug papildomų funkcijų. Pavyzdžiui:
- dokumentų rengimas,
- failų derinimas, tvirtinimas,
- duomenų versijavimas,
- informacijos perkėlimas, registravimas, archyvavimas,
- audito informacija,
- skaitmeninis failų siuntimas, pasirašymas,
- komandos narių prieigos valdymas.
Kiekvienas vadovas gali susikurti savitą sistemą, įdiegti papildomas funkcijas. Kitaip tariant, išmani programa stipriai praplečia galimybių ribas, o kartu – stiprina modernios įmonės įvaizdį.
Mažiau klaidų – daugiau galimybių
Dar keli skaitmeninių dokumentų privalumai – efektyvi informacijos sklaida tarp darbuotojų, sklandi komunikacija, aiškiai pateikti duomenys, valdoma kiekvieno komandos nario prieiga. Ką tai teikia? Pati paprasčiausia nauda – išvengiamos neapdairumo ar nežinojimo klaidos. Visus atsakymus bazėje galima rasti vos per kelias minutes, o jei įsivėlė klaida, šią pataisyti akimirksniu. Žinoma, išvengiami ne tik nesusipratimai, bet ir įvaizdžio krizės.
Aktualios informacijos palaikymas
Kalbant apie aktualios informacijos aspektą, vos įdiegus inovatyvią sistemą, virtualaus failų atnaujinimo privalumo „svoris” aiškiai pajuntamas. Sklandi tampa tiek vidinė komunikacija, tiek bendravimas su klientais bei partneriais. Juos visuomet laiku pasiekia tik aktuali dokumento forma, suformuoti atnaujinimai, pasiūlymai. Taip parodomas rūpestis, rimtas požiūris į sandorį, galiausiai, pagarba kito darbui.
Taupomas ne tik vienos pusės laikas
Kalbant iš kitos sandorio pusės perspektyvos, pažangiam verslui patrauklus ne tik modernus, lūkesčius atitinkantis partneris, bet ir sukuriama galimybė taupyti kaštus. Žinoma, įsivedus skaitmeninę duomenų tvarkymo sistemą, pačios įmonės procesai ženkliai paspartėja. Tačiau lygiai taip pat optimizuojami visi išorinės komunikacijos – derinimo, tvirtinimo, pasirašymo – klausimai. Inovatyvi programa taupo šią įsidiegusios kompanijos minutes, o kartu ir susijusių įmonių finansus, laiko sąnaudas. Atrodytų, tokios paprastos, praktiškos sąlygos gali suteikti pirmenybę, užmezgant verslo draugystę.
Konfidencialumo garantas
Skaitmeninėje erdvėje kiekvieno prieigą turinčio nario veiksmai – it ant lėkštutės. Aiškiai matoma, kas ir kada įkėlė dokumentą, atliko korekciją ar pakeitė atitinkamus duomenis. Jau nė nekalbant apie tai, kad, neturint atitinkamo vadovų leidimo, konfidencialių failų pasiekti tiesiog neįmanoma. Tai suteikia papildomą apsaugos garantą tiek nuo smalsios akies, tiek nuo netyčinio dokumentų nutekėjimo. Aišku viena, šiandien informacijos saugumo užtikrinimas yra aktuali, labai jautriai vertinama tema.
Vis dar spausdinate dokumentus, stovite pietų meto spūstyse, kad pristatytumėte juos kolegoms, o tuomet sprendžiate gautų popierinių versijų sandėliavimo, rūšiavimo ir konfidencialumo užtikrinimo klausimus? Panašu, jog visos šios išlaidos padengtų tiek modernios sistemos integravimo išlaidas, tiek smagias kasmetines „darbo atostogas” pajūryje.
